Relaties verwijderen

Algemeen

Soms komt het voor dat u uw relaties in e-Captain wilt opschonen door relaties te verwijderen. Let hierbij wel op dat het verwijderen van een relatie niet meer ongedaan gemaakt kan worden. Heeft u per ongeluk een relatie verwijderd dan zult u deze relatie opnieuw moeten invoeren.

Randvoorwaarden om relaties te kunnen verwijderen

Om relaties te kunnen verwijderen gelden een aantal randvoorwaarden. Als niet aan deze randvoorwaarden wordt voldaan dan kan een relatie niet worden verwijderd.

• Alleen oud leden, overige relaties en crediteuren kunnen worden verwijderd. Wilt u een huidig lid verwijderen dan moet u eerst een stopdatum invullen op het tabblad Lidmaatschap.
• Een relatie kan alleen worden verwijderd als de boekjaren waarin deze relatie voorkomt zijn afgesloten (langer dan een jaar niet gefactureerd).
• Een relatie kan alleen worden verwijderd als er geen openstaande posten meer zijn.
• Een relatie kan alleen worden verwijderd als er geen nog te factureren artikelen aan gekoppeld zijn.
• Relaties moeten langer dan een jaar niet actief in de boekhouding zijn gebruikt.

e-Captain beschouwd alle relaties met een gefactureerd artikel tot één (1) jaar geleden als actief.

Kort gezegd als een relatie langer dan een jaar geen facturen heeft gehad, geen te factureren artikel heeft en geen openstaande posten heeft dan is het niet-actieve relatie.

Een uitleg over actieve- en niet- actieve relaties vindt u op de helppagina Actieve- en niet actieve relaties.

Overzicht actieve relaties

Via het Leden dashboard kunt u een overzicht van al uw actieve relaties bekijken. Bij de oud-leden, overige relaties en crediteuren wordt ook de reden vermeld waarom deze relaties nog actieve relaties zijn. Uw leden zijn altijd actieve relaties.

Een enkele relatie verwijderen

Als u een enkele relatie wilt verwijderen zoek u die relatie op in uw ledenlijst en opent u de relatiekaart.

• Klik op de knop Verwijderen om de relatie te verwijderen.

• Selecteer de optie Weet je zeker dat je deze relatie permanent wilt verwijderen? en klik op de knop Ja om de relatie te verwijderen.

Als een relatie nog actief is krijgt u een melding dat de relatie niet verwijderd kan worden.

Collectief relaties verwijderen

Uw kunt ook meerdere relaties in één keer verwijderen met de optie Collectief wijzigen. Er is geen optie in e-Captain om uw niet-actieve relaties te selecteren. Als u een selectie maakt van uw oud-leden of overigen relaties dan worden alleen de niet-actieve relaties uit die selectie verwijderd. De nog actieve relaties worden niet verwijderd.

Met behulp van de Rapportgenerator kunt u een rapport (of zoekscherm) maken waarmee u een specifieke selectie van relaties kunt maken die u wilt verwijderen.

• Selecteer in de ledenlijst de relaties die u collectief wilt verwijderen. In het onderstaande voorbeeld is een apart zoekvenster gemaakt wat alle oud-leden laat zien die al langer dan een jaar oud-lid zijn.

• Klik op de knop Selectie naar... en selecteer de optie Collectief wijzigen.

• Selecteer de bewerking Relaties verwijderen. Deze optie is alleen beschikbaar voor beheerders!

De geselecteerde relaties worden verwijderd. Indien een relatie niet aan de randvoorwaarden voor het verwijderen voldoet wordt deze relatie niet verwijderd.

Nog meer hulp nodig?